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O que é gestão de processos e como aplicar em sua empresa?

aprox. 17 min / marketing digital Gestão

Mulher loira sorrindo, sentada em frente a sua mesa de escritório

Você já percebeu como a sua empresa realiza diversos processos? A contratação de colaboradores, a compra de materiais, a venda aos clientes — há procedimentos que se repetem a todo momento. A gestão de processos, portanto, é o que vai organizar esses procedimentos para tornar o negócio mais eficiente e competitivo. 

Eles devem ser estruturados e documentados para que, cada vez que se repitam, sejam executados de forma padronizada para economizar tempo e recursos e facilitar seu controle.

A seguir, vamos detalhar tudo o que você precisa saber sobre gestão de processos e como gerenciar sua empresa com essa metodologia. Siga conosco:

O que é gestão de processos?

Homem de paletó, sentado e fazendo anotaçõesQuando falamos de gestão de processos precisamos ter em mente uma leitura profunda da empresa.

Gestão de processos é o conjunto de práticas adotadas para planejar, sistematizar, documentar e aprimorar continuamente as atividades de uma empresa.

O conjunto de atividades passa a ser entendido como um processo, que são procedimentos interdependentes encadeados em uma sequência de etapas.

A cada estágio, os processos consomem os recursos (tempo, dinheiro, máquinas, energia etc.), a fim de transformar entradas (dados, matéria-prima, peças etc.) em saídas (produtos, estratégias etc.) que tragam resultados para o negócio.

Muitas vezes, a sigla BPM (Business Process Management) é usada como sinônimo de gestão de processos. 

Porém, essa sigla geralmente se refere aos softwares (sistemas BPM) usados para fazer essa gestão, automatizar ações e otimizar processos com a tecnologia.

Diferenças entre gestão de processos e gestão de projetos

Gestão de processos e gestão de projetos são conceitos bastante usados no mundo corporativo para sistematizar as atividades de uma empresa. Para entender a diferença entre eles, é preciso diferenciar processos e projetos.

Processos são atividades contínuas em uma organização e geram o mesmo resultado várias vezes. A produção de produtos, a contratação de funcionários e o atendimento ao cliente, por exemplo, acontecem a todo momento.

Já os projetos têm início, meio e fim. São limitados por um escopo, um objetivo específico, um prazo e um orçamento. É o caso, por exemplo, de quando a empresa quer atuar em um novo mercado ou lançar uma campanha de marketing.

A gestão de projetos, então, é responsável por organizar as atividades de maneira que atinja aquele objetivo determinado da melhor forma.

Diferenças entre gestão de processos e gestão por processos

Há também diferenças conceituais entre a gestão de processos e a gestão por processos, embora muitas vezes essas expressões sejam usadas como sinônimos.

A gestão por processos se refere ao modelo que a empresa adota para gerenciar suas atividades e chegar aos seus objetivos

Demanda uma visão sistêmica e menos departamental do negócio e uma filosofia organizacional horizontal e flexível, com menos hierarquias e mais interação entre as áreas e seus processos.

Já a gestão de processos se refere às metodologias e ações adotadas para gerenciar as atividades na organização. Podemos dizer que representa a gestão por processos na prática, em cada área da empresa.

Por que realizar a gestão de processos?

Pessoas ao redor de uma mesa de trabalhoUm mapeamento detalhado dos processos pode auxiliar muito no que diz respeito a otimização.

A gestão de processos torna as empresas mais competitivas no cenário atual, que exige eficiência no gerenciamento de recursos e agilidade nas respostas ao mercado. 

O mapeamento e a padronização dos processos permitem otimizar as atividades e trazer mais produtividade para as equipes.

A importância da gestão de processos, portanto, está principalmente na sua adaptação à realidade do mercado atual, o que implica deixar para trás modelos de gestão engessados em hierarquias ou sem qualquer planejamento e documentação.

Para isso, a gestão de processos exige alguns procedimentos que trazem inúmeras vantagens ao negócio.

Primeiramente, é preciso conhecer profundamente a sua realidade para mapear e documentar os processos em andamento.

 Com esse mapeamento, você já conhece melhor a empresa, a realidade das equipes e os problemas e dificuldades que enfrentam.

 Além disso, consegue controlar melhor o fluxo das atividades e monitorar os resultados por meio de indicadores para cada área e cada etapa dos processos.

Outra grande vantagem da gestão de processos é o engajamento da equipe. Mapear os processos aumenta a compreensão dos colaboradores sobre as suas atividades e a importância do seu trabalho para os objetivos da empresa. Com essa transparência, eles se sentem mais envolvidos e motivados para colaborar.

Quais as etapas da gestão de processos?

A gestão de processos pressupõe que as empresas definam etapas de execução das atividades. Existem várias formas de fazer isso, pois cada empresa deve utilizar uma metodologia que se encaixe na sua realidade.

De maneira geral, as etapas devem seguir os conceitos do PDCA, que prevê ciclos de melhoria contínua baseados em planejamento, controle e otimização dos processos. PDCA significa:

  • Plan (planeje)
  • Do (execute)
  • Check (analise)
  • Act (aja, corrija)

A seguir, vamos traçar os principais passos da gestão de processos, de acordo a filosofia proposta pelo PDCA:

  1. Planejar: o planejamento é o primeiro passo, momento em que a empresa deve mapear os processos existentes, analisar as atividades envolvidas, definir os objetivos de cada processo e como contribuem para as estratégias do negócio.
  2. Modelar: a modelagem consiste no desenho dos fluxos de atividades de cada processo, quais recursos envolvem e como se encadeiam a cada etapa.
  3. Testar: depois de modelar, faça testes de maneira experimental para verificar como a modelagem se comporta na prática, como os colaboradores respondem e quais pontos podem ser aprimorados na aplicação definitiva.
  4. Executar: a partir da simulação e das melhorias realizadas no modelo, é hora de colocar os processos em execução, com o engajamento dos colaboradores e a presença ativa dos gestores.
  5. Monitorar: o monitoramento dos resultados, por meio de indicadores de sucesso, identifica se os processos estão gerando os resultados esperados e quais são os pontos de gargalos e oportunidades de melhorias.
  6. Otimizar: a gestão de processos envolve uma cultura de melhoria contínua, portanto é preciso aplicar os insights colhidos no monitoramento para otimizar o fluxo de atividades e gerar melhores resultados para a empresa.

Como aplicar a gestão de processos no seu negócio?

pessoas ao redor de uma mesa de escritório, olhando para um laptopÉ preciso mapear as práticas de gestão da empresa e, além disso, envolver todos os colaboradores nas decisões tomadas

Aplicar a gestão de processos pode ser um pouco mais complexo do que simplesmente seguir o passo a passo acima. Por isso, trouxemos aqui as principais dicas para conseguir fazer essa gestão no seu negócio:

Identifique a maturidade da empresa

Primeiramente, faça um diagnóstico sobre a maturidade da sua empresa na gestão de processos. 

Analise quais são as práticas atuais de gestão, como a empresa se organiza, como as diferentes áreas se relacionam e se os colaboradores entendem a importância da definição de processos.

Mapeie a arquitetura de processos

Mesmo que você não perceba, já existem alguns processos ocorrendo na sua empresa. 

Então, olhe para eles com a perspectiva da gestão de processos e mapeie as atividades atuais, bem como a sua importância para o negócio. Dessa maneira, você já vai visualizar os principais fluxos de atividades que precisa modelar.

Integre colaboradores e equipes

A aplicação da gestão de processos tem mais sucesso quando as pessoas são envolvidas nas decisões e são informadas sobre o que a empresa está fazendo e deseja alcançar. Então, integre as equipes nessa mudança do seu negócio para que se engajem e entendam sua importância.

Um dos grandes desafios aqui é vencer as resistências de gestores e colaboradores que preferem manter tudo como está. A transformação exige envolvimento e disposição.

Transforme e monitore

Ao aplicar a gestão de processos, não tire o olho dos indicadores. Eles vão mostrar se a empresa está no caminho certo para ter mais eficiência e alcançar melhores resultados

Mas não fique só nos números: acompanhe de perto também as reações dos colaboradores, para saber se eles estão satisfeitos e engajados com as mudanças.

Agora, aproveite também para ler sobre a importância da metodologia ágil no mercado atual e como ela também pode ajudar a gerenciar seus processos de maneira mais eficiente.

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Marina Alves Marina Alves


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